Mieux gérer ses stocks… Nous sommes tous confrontés à cette problématique ! Comment ne manquer de rien et où stocker les consommables pour toujours avoir les produits disponibles avant une intervention sans les avoir en permanence dans les pattes ? Conclusion, nous nous retrouvons souvent avec des placards pleins à craquer, des sous-sols remplis de cartons… J’ai donc demandé conseil à Emmanuel Monleau, spécialiste de l’optimisation des dépenses des cabinets dentaires. Emmanuel nous explique les 5 erreurs à éviter si l’on souhaite optimiser nos stocks.

Une gestion visuelle des stocks

Comment faites-vous pour savoir qu’il faut commander un produit ? En général « ça se voit », vous connaissez votre stock et visuellement vous constatez un manque.

Cette méthode empirique fonctionne, mais pour limiter les risques on a tendance à sur-stocker. Des outils simples et pratiques existent pour faciliter cet exercice, la plupart issus de l’industrie et appliqués aux cabinets dentaires :

    des feuilles de synthèse (résumant pour chaque article les quantités à garder en stock et à partir de quelle quantité restante il faut repasser commande) ;
    des commandes par bacs (lorsqu’un produit est utilisé, son emballage ou sa fiche sont placés dans un bac) ou un scanner de codes-barres. On sait exactement ce qui a été consommé et ce qu’il faut commander ;
    un logiciel de gestion de stock ;
    Etc….

Le coût de telles solutions (achat d’un logiciel ou mise en place de fiches) est très vite amorti par les économies générées, mais nécessite pour chaque produit de calculer le niveau de stock nécessaire.
LIFO

Ces initiales pour “Last In First Out” (dernier entré, premier sorti) nous rappellent le risque d’un stock trop plein : on ne vide et on ne remplit que la partie visible de son étagère. Pour une gestion de stock optimisée on préfère utiliser la technique dite « First In First Out » (premier entré, premier sorti) afin de faire tourner la marchandise : les nouvelles marchandises sont placées en fond de placard pour que lors du prochain besoin ce soit le produit « le plus ancien » qui soit utilisé. Utile lorsque certains produits ont une date limite de consommation.

Cela reste une tendance naturelle dans la plupart des cabinets, mais vous saurez désormais que cette méthode porte un nom !
Commander en grosses quantités

Les fournisseurs en sont friands : 2 achetés 1 offert, +50% offert, …. Ces promotions vous incitent à acheter en grosse quantité pour bénéficier de tarifs attractifs. Plutôt que de bénéficier de réductions, essayez de négocier des conditions avantageuses valables toute l’année. Ainsi vous n’achèterez  que ce dont vous avez besoin et au prix bas.
Commander le strict nécessaire

Solution ultime pour conserver ses stocks au minimum, ne commander que ce dont on a besoin. Mais cette solution n’est pas sans risque, elle demande un temps considérable pour calculer ce besoin minimum et une bonne baguette magique. Il est préférable de calculer la quantité moyenne à commander chaque quinzaine (basée sur sa consommation annuelle), assortie d’un stock de sécurité. Grâce à vos outils de suivi du stock, vous savez quelles quantités commander et vous évitez tout risque de rupture avec les coûts assortis (commande urgente au fournisseur, frais de transport express)
Stocker les quantités annuelles

Pour certains produits stratégiques (comme les implants), le dentiste négocie avec les fournisseurs des marchés annuels. C’est une excellente approche, mais attention à ne pas en supporter la gestion du stock (des m² occupés) et le risque (vol, incendie, détérioration, obsolescence, …)

Pourquoi ne pas passer un marché annuel (et étaler le paiement sur 10 mois) mais avec un stock de sécurité chez vous et des appels de livraison tous les 15 jours ou tous les mois en fonction de la consommation de votre stock ?

Un stock optimisé c’est moins de m² occupés, moins de risque, mais c’est aussi générateur de trésorerie (car les produits qui ne sont pas en stock ne seront pas payés au fournisseur, donc cet argent reste sur le  compte bancaire). Grâce à des bonnes pratiques et quelques outils simples, on peut tenir un stock minimum sans prendre de risque. Il existe aussi des outils informatiques (pour les plus gros cabinets) qui viennent simplifier la gestion quotidienne des achats.